Come si crea un documento accessibile

In questo articolo parliamo di documenti accessibili (se non sai cosa sono ti consigliamo di leggere “Perché creare documenti accessibili a tutti”) e vediamo insieme come migliorare e rendere usufruibili a tutti, comprese le persone che usano le tecnologie assistive, i propri documenti da pubblicare online, secondo la normativa vigente

Ci teniamo subito a precisare che i consigli che ti stiamo per dare sono principi base che ti consentiranno di comprendere meglio i requisiti che un documento deve soddisfare per essere considerato accessibile. Se vuoi rendere accessibile un tuo contenuto ti consigliamo sempre di rivolgerti ad un professionista specializzato in accessibilità digitale.

Dopo questa premessa possiamo entrare subito nel vivo dell’argomento partendo da una domanda: qual è il formato migliore per un documento accessibile?

Il formato accessibile

Il formato digitale più idoneo è il PDF accessibile. Una tra le modalità più diffuse è infatti quella di creare un documento originario in Word o utilizzando un altro editor di testo compatibile e dopo aver reso il file accessibile convertirlo in un documento PDF incorporando dunque tutti gli aspetti legati all’accessibilità.

Non rientra tra i criteri di accessibilità un PDF ottenuto da una scansione di un documento cartaceo tramite scanner. In questo caso infatti, sebbene sia un file PDF, si tratta di un documento-immagine che non verrà letto dai lettori di sintesi vocale.

Struttura del documento

Quando si parla di documenti accessibili è necessario innanzitutto pensare alla struttura dei contenuti che dovrà essere semplice e chiara per agevolare la navigazione all’interno del documento. É opportuno dunque dividere il testo in più paragrafi e capitoli, indicare un titolo al documento e inserire le informazioni come ad esempio l’autore, la lingua, eventuali parole chiave ecc.

Se il documento è particolarmente lungo e complesso è bene inserire un sommario in apertura che permetta di spostarsi tra i capitoli più velocemente oppure accedere solo ad alcune parti.

Quando non sono essenziali sarebbe opportuno evitare anche l’uso delle tabelle e grafici che rischiano di compromettere la lettura.

Infine una buona norma da tenere sempre a mente quando si creano contenuti è quello di utilizzare un linguaggio semplice e frasi brevi al fine di agevolare la comprensibilità del testo

Anteprima della finestra "stili di intestazione" in Word.
La finestra “stili di intestazione” in Word.

Stili e formattazione

All’interno di un documento è fondamentale utilizzare gli stili per formattare correttamente titoli, paragrafi ed elenchi puntati.

In particolare:

Se vogliamo inserire un titolo è bene utilizzare gli stili di intestazione (per esempio “Titolo 1”, Titolo 2” ecc) per creare una struttura logica del documento. Ingrandire semplicemente il carattere di una parte del testo per simulare un titolo è un metodo sconsigliato in quanto non accessibile. Utilizzare gli stili di intestazione ti consentirà inoltre di creare sommari automatici che rispecchieranno l’ordine dei titoli e dei paragrafi.

Se invece vogliamo creare una lista di elementi la soluzione migliore è optare per gli stili di elenco: puoi scegliere tra elenchi puntati, numerati o a più livelli e il risultato sarà un elenco completamente accessibile. Sconsigliamo invece l’inserimento di segni di punteggiatura e spazi per simulare una lista in quanto anche in questo caso il risultato sarà una lista non accessibile.

2 errori comuni e diffusi:

  1. Creare allineamenti utilizzando la barra spaziatrice. Il metodo corretto per svolgere quest’operazione è mediante l’utilizzo della tabulazione.
  2. Utilizzare il testo giustificato. Questa scelta infatti potrebbe pregiudicare la lettura a schermo, è sempre meglio preferire l’allineamento a sinistra.

Immagini, colori e contrasto

La finestra "testo alternativo" in Word.
La finestra “testo alternativo” in Word.

Il testo alternativo (ovvero il tag “alt” o “alternative text”) è uno strumento che abbinato a una immagine consente di comprenderne il contenuto e più in generale cosa si sta guardando.

Cliccando su “proprietà immagine” o su “formato immagine” è possibile inserire una breve frase che descriva il contenuto dell’immagine. Una volta che il documento sarà esportato in PDF, lo screen reader sarà in grado di “leggere” l’immagine grazie al testo alternativo.

Se l’immagine non è rilevante al fine della comprensione del testo si può dire al lettore di ignorarla, per farlo basterà usare la spunta “immagine decorativa” o in alcuni editor lasciare semplicemente vuoto lo spazio destinato al testo alternativo.

Ci si riferisce al contrasto quando si parla di testo, quindi a come i colori del testo interagiscono con i colori di sfondo. Di norma e come indicato dalle Linee guida per l’accessibilità dei contenuti web, WCAG 2.0 il contrasto tra il colore del testo e lo sfondo dovrebbe essere almeno pari al rapporto 4,5:1 (noi ti consigliamo lo strumento WebAIM per verificare il rapporto di contrasto colore). É sconsigliato l’utilizzo di colori poco contrastati come ad esempio un testo giallo su uno sfondo bianco, sarà infatti difficile da leggere anche per chi non ha nessuna difficoltà visiva.

La finestra di verifica contrasto di WebAIM.
La finestra di verifica contrasto di WebAIM.
Il comando Verifica Accessibilità in Word.
Il comando Verifica Accessibilità in Word..

Verifica dell’accessibilità ed esportazione

Dopo aver redatto il documento è utile fare controllare il nostro lavoro con una verifica di accessibilità utilizzando gli strumenti dell’editor di testo (in Word “Verifica accessibilità”. Il programma ci indicherà eventuali errori e una breve descrizione su come risolverli. Una volta che tutte le anomalie sono state sistemate è il momento di esportare il nostro documento nel formato PDF.

Per farlo basta cliccare su “salva con nome”, scegliere il formato PDF e assicurarci che nelle opzioni sia selezionato “Crea segnalibri, utilizzando: intestazioni” e “Tag per la struttura del documento per l’accessibilità”; quando l’editor di testo lo permette richiedere sempre la conformità a PDF/A.

Verifica del PDF 

Una volta che il nostro PDF è stato esportato correttamente consigliamo di verificare sempre che il documento PDF funzioni correttamente utilizzando un lettore di schermo come ad esempio Jaws (programma gratuito) oppure rivolgendosi ad una persona con disabilità visiva che utilizza quotidianamente tecnologie assistive.

Conclusione

In questo articolo abbiamo visto alcune indicazioni base per rendere un documento accessibile alle persone con disabilità. Se sei interessato ad approfondire maggiormente questo tema ti consigliamo di leggere la nostra rubrica sull’accessibilità dei siti web, le cui indicazioni sono valide anche per i documenti e in generale qualsiasi contenuto digitale.

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